Bei den Speisen ist die Kalkulation einfach: Zahl der Gäste mal Preis pro Person. Bei den Getränken wird es unübersichtlich, denn niemand weiß vorher, wie viel getrunken wird. Genau deshalb gibt es zwei Abrechnungsmodelle, die Getränkepauschale und die Einzelabrechnung, und beide haben ihre Berechtigung.
Eine Getränkepauschale macht die Summe vorher bekannt. Die Einzelabrechnung macht sie ehrlich. Was besser passt, hängt von eurer Gästestruktur ab, und die könnt ihr recht gut einschätzen.
Wie die beiden Modelle funktionieren
Pauschale: Ihr zahlt einen festen Betrag pro Person für einen definierten Zeitraum, etwa vier oder sechs Stunden. Innerhalb dieser Zeit ist alles inklusive, was im vereinbarten Sortiment enthalten ist.
Einzelabrechnung: Am Ende des Abends wird gezählt, was tatsächlich ausgeschenkt wurde. Ihr zahlt genau das.
Es gibt außerdem Mischformen: eine Pauschale für die ersten Stunden und danach nach Verbrauch, oder eine Pauschale für alkoholfreie Getränke und Einzelabrechnung für alles Weitere.
Was in einer Getränkepauschale enthalten sein sollte
Der Begriff sagt nichts über den Umfang. Klärt deshalb im Detail:
- Welche Getränke sind enthalten, welche kosten extra? Häufig ausgenommen: Spirituosen, Cocktails, besondere Weine.
- Über welchen Zeitraum gilt die Pauschale, und was passiert bei Verlängerung?
- Wie werden Kinder und Jugendliche berechnet, und was ist beim Jugendschutz zu beachten? Eine gute Übersicht dazu hat die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung.
- Werden Dienstleister wie DJ oder Fotografin mitgezählt?
- Ist der Sektempfang enthalten oder separat?
Diese fünf Fragen entscheiden über die Vergleichbarkeit zweier Angebote weit mehr als der Preis auf der ersten Seite.
Wann sich die Getränkepauschale rechnet
Die Pauschale ist kalkuliert auf einen Durchschnittsverbrauch. Sie lohnt sich also, wenn eure Runde überdurchschnittlich trinkt oder wenn der Abend lang wird.
Typische Fälle: Hochzeiten mit langem Abend und Tanz, runde Geburtstage, Vereinsfeiern, Gruppen mit vielen Gästen zwischen 25 und 50. Auch dann sinnvoll, wenn ihr schlicht nicht mitrechnen wollt, während gefeiert wird.
Wann die Einzelabrechnung günstiger ist als die Getränkepauschale
Bei kurzen Veranstaltungen, bei Feiern am Nachmittag, bei einer Gästestruktur mit vielen Kindern oder älteren Gästen, und bei Anlässen, an denen wenig Alkohol getrunken wird.
Ein Kaffeetrinken zum 80. Geburtstag über drei Stunden ist mit Pauschale fast immer teurer als nach Verbrauch. Eine Silvesterfeier bis vier Uhr morgens fast nie.
Die Faustregel
Rechnet grob mit: pro Person und Stunde etwa ein Getränk in der ersten Hälfte des Abends, danach weniger. Multipliziert das mit dem Einzelpreis und vergleicht es mit dem Pauschalpreis. Liegt die Pauschale darunter oder gleichauf, ist sie die ruhigere Wahl, weil sie zusätzlich das Risiko nach oben abdeckt.
Diese Rechnung ist keine Wissenschaft, aber sie führt in fünf Minuten zu einer belastbaren Einschätzung.
Der Punkt, der über Geld hinausgeht
Eine Getränkepauschale verändert die Stimmung im Raum. Niemand überlegt, ob noch ein Glas Wein „drin ist“, niemand fühlt sich unwohl, weil die Gastgeber zahlen. Das ist bei privaten Feiern oft das eigentliche Argument.
Umgekehrt gibt es Anlässe, bei denen ein offenes Ende erwünscht ist und die Einzelabrechnung schlicht besser passt.
Was ihr mitbringen dürft, und was das kostet
Eigene Getränke wirken günstig, bis das Korkgeld dazukommt. Rechnet den Flaschenpreis plus Korkgeld gegen den Preis im Haus. Bei Wein und Sekt lohnt es sich manchmal, bei allem anderen selten. Wie solche Posten sonst noch zusammenkommen, haben wir im Beitrag über versteckte Kosten beim Festsaal mieten zusammengestellt.
So gehen wir damit um
Im Festsaal Vernissage kommen Catering, Partyservice und Bedienung aus dem Haus. Wir rechnen euch beide Modelle für eure tatsächliche Gästezahl und die geplante Dauer durch, mit demselben Sortiment, damit der Vergleich stimmt.
Sagt uns, wer kommt und wie lang der Abend werden soll. Dann sehen wir gemeinsam, ob eine Getränkepauschale für euch die richtige Wahl ist.
