Das Angebot liegt vor, die Summe wirkt machbar – und drei Monate später steht auf der Rechnung ein Betrag, mit dem niemand gerechnet hat. Nicht, weil jemand tricksen wollte, sondern weil einzelne Posten im Angebot gar nicht auftauchen konnten: Sie hängen davon ab, wie eure Feier tatsächlich verläuft.
Wer die richtigen Fragen früh stellt, kennt seine Endsumme schon bei der Besichtigung. Diese zwölf Punkte solltest du klären, bevor du unterschreibst.
Warum die Angebotssumme selten die Endsumme ist
Ein Angebot für eine Feier ist eine Kalkulation auf Basis von Annahmen: eine geschätzte Gästezahl, ein geplantes Ende, ein bestimmter Getränkeverbrauch. Verschiebt sich davon etwas – und das tut es fast immer –, verschiebt sich die Rechnung mit.
Die typischen Nachträge entstehen an drei Stellen: bei Leistungen, die nach Verbrauch abgerechnet werden, bei Leistungen, die erst nach der Feier anfallen, und bei allem, was ihr selbst mitbringt. Genau dort lohnt es sich, genau hinzusehen.
Raum und Nebenkosten
1. Was genau umfasst die Mietzeit?
Entscheidend ist nicht, wann die Feier beginnt, sondern ab wann ihr in den Raum dürft. Wenn Dekorateur, Floristin und DJ vier Stunden vorher aufbauen müssen, gehören diese Stunden zur Mietzeit. Frag konkret: Ab welcher Uhrzeit ist der Raum verfügbar, und bis wann muss er geräumt sein?
2. Was kostet die Verlängerung?
Feiern enden selten pünktlich. Lass dir vorher sagen, was jede angefangene Stunde nach der vereinbarten Endzeit kostet – für den Raum und für das Personal. Diese beiden Posten werden oft getrennt berechnet.
3. Sind Strom, Heizung und Klimatisierung enthalten?
Bei manchen Vermietern werden Nebenkosten nach Verbrauch abgerechnet, besonders bei Feiern im Hochsommer oder Winter. Bei anderen sind sie Teil der Miete. Eine kurze Frage, ein potenziell dreistelliger Unterschied.
4. Wird eine Kaution fällig?
Kläre Höhe, Zeitpunkt der Zahlung und – wichtiger – die Bedingungen für die Rückzahlung. Wann genau gilt ein Raum als ordnungsgemäß übergeben?
Catering und Getränke
5. Fällt Korkgeld an?
Wer eigene Getränke mitbringt, zahlt vielerorts ein Korkgeld pro Flasche. Das kann sinnvoll sein, macht die vermeintliche Ersparnis beim selbst gekauften Sekt aber schnell zunichte. Rechne beide Varianten durch, bevor du dich entscheidest.
6. Pauschale oder Abrechnung nach Verbrauch?
Eine Getränkepauschale kostet mehr, wenn wenig getrunken wird – und schützt dich, wenn viel getrunken wird. Die Abrechnung nach Verbrauch ist ehrlicher, aber eben auch offen nach oben. Für die Budgetplanung ist die Pauschale meist die ruhigere Wahl.
7. Wie werden Kinder und Servicekräfte gezählt?
Zahlen Kinder den vollen Satz, einen ermäßigten oder gar nichts? Ab welchem Alter? Und werden Dienstleister wie DJ, Fotografin oder Trauredner beim Essen mitgerechnet? Bei einer größeren Feier summiert sich das spürbar.
8. Bis wann ist die Gästezahl änderbar?
Fast jede Location braucht eine verbindliche Zahl einige Tage vorher. Entscheidend ist: Zählt die gemeldete Zahl oder die tatsächlich erschienene? Bei kurzfristigen Absagen zahlst du in der Regel für die gemeldete.
Personal, Technik und Dekoration
9. Wie viel Servicepersonal ist eingeplant?
Die Anzahl entscheidet über den Ablauf am Abend – und über die Rechnung. Frag, mit wie vielen Kräften kalkuliert wurde und was zusätzliche kosten, falls ihr mehr wollt.
10. Was ist bei Technik und Mobiliar inklusive?
Beamer, Leinwand, Mikrofone, Stehtische, Rednerpult: Vieles davon liegt in den Häusern bereit, wird aber nicht automatisch gestellt. Kläre pro Position, ob sie enthalten ist oder extra berechnet wird.
11. Welche Dekoration ist Teil des Angebots?
Zwischen „eingedeckte Tische“ und „vollständig dekorierter Saal“ liegen Welten. Lass dir zeigen, was genau im Preis steckt – am besten anhand von Fotos einer vergleichbaren Feier.
Nach der Feier
12. Wie ist die Endreinigung geregelt?
Der klassische Nachtrag. Manche Häuser rechnen eine Pauschale ab, andere nur bei außergewöhnlichem Aufwand – etwa nach Konfetti, Wachs oder Rotwein auf hellem Boden. Frag konkret nach, welcher Zustand erwartet wird und ab wann es teurer wird.
Die Fragenliste für deinen Besichtigungstermin
Nimm diese Liste mit, wenn du dir eine Location ansiehst. Sie dauert fünf Minuten und erspart dir später Diskussionen:
- Ab wann darf aufgebaut werden, bis wann muss geräumt sein?
- Was kostet jede zusätzliche Stunde – für Raum und für Personal?
- Sind Nebenkosten in der Miete enthalten?
- Wie hoch ist die Kaution, und wann kommt sie zurück?
- Fällt Korkgeld an, und in welcher Höhe?
- Getränkepauschale oder Abrechnung nach Verbrauch?
- Wie werden Kinder und Dienstleister berechnet?
- Bis wann kann die Gästezahl korrigiert werden?
- Wie viele Servicekräfte sind eingeplant?
- Welche Technik und welches Mobiliar sind inklusive?
- Was genau umfasst die Dekoration?
- Wie ist die Endreinigung geregelt?
Ein gutes Zeichen: Wenn dir jemand diese zwölf Fragen ohne Zögern beantwortet. Ein schlechtes: ausweichende Antworten oder ein „Das klären wir später“.
Warum Komplettangebote die Rechnung ruhiger machen
Je mehr Leistungen aus einer Hand kommen, desto weniger Schnittstellen gibt es – und desto weniger Posten können nachträglich auftauchen. Wer Raum, Catering, Service und Dekoration getrennt bucht, führt vier Verhandlungen, bekommt vier Rechnungen und trägt das Risiko, dass etwas dazwischen liegen bleibt.
Bei uns im Festsaal Vernissage sind Catering, Partyservice und Bedienung Teil des Angebots. Unsere drei Säle fassen von 40 Personen für den kleinen Rahmen bis hin zu großen Feiern, und der Saal ist vollklimatisiert – im Sommer wie im Winter. Einen Eindruck von Räumen, Dekoration und Speisen bekommst du in unserer Galerie.
Am ehrlichsten ist ohnehin das persönliche Gespräch. Bring deine Fragenliste mit, wir gehen sie gemeinsam durch – und du weißt danach, woran du bist.
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