Die meisten Anfragen beginnen mit einer Zahl, die aus dem Vorjahr stammt, und einer Gästezahl, die seitdem gewachsen ist. Ein Budget für die Firmenfeier trägt nur dann, wenn es von der Gästezahl aus gerechnet wird und nicht von der Summe, die noch im Topf übrig ist.
Dieser Beitrag dreht die Rechnung deshalb um und zeigt, welcher Posten wie viel ausmacht.
Das Budget für die Firmenfeier von hinten rechnen
Startet nicht mit der Gesamtsumme, sondern mit dem Betrag pro Person. Alles andere lässt sich daraus ableiten, und ihr merkt sofort, ob der Rahmen passt.
| Was ihr festlegt | Wirkung auf den Betrag pro Person |
|---|---|
| Form des Essens: Imbiss, Buffet oder Menü | am größten |
| Dauer des Abends und damit die Getränke | groß |
| Wochentag und Monat | groß |
| Musik und Technik | mittel |
| Dekoration und Gastgeschenke | gering |
Diese Reihenfolge ist wichtiger als jede Pauschale aus dem Internet. Wer die oberen drei Punkte festlegt, hat den Betrag pro Person im Griff. Eine Mittagsveranstaltung liegt übrigens immer deutlich unter einem Abend, weil Getränke und Dauer den größten Unterschied machen.
Die Posten im Überblick
Als grobe Orientierung, vom größten Posten zum kleinsten:
- Essen etwa 45 Prozent. Der größte und am schwersten zu kürzende Posten.
- Getränke etwa 25 Prozent. Hängt fast nur an der Dauer des Abends.
- Raum und Service etwa 15 Prozent.
- Musik und Technik etwa 10 Prozent.
- Deko und Gastgeschenke etwa 5 Prozent.
Wer am Essen spart, merkt es am Abend. Wer an der Deko spart, merkt es niemand.
Wo im Budget für die Firmenfeier am meisten Luft ist
Der Termin
Der größte Hebel überhaupt. Ein Freitag im Dezember ist der am stärksten gefragte Termin des Jahres, ein Donnerstag im Januar der am wenigsten gefragte. Zwischen beiden liegt je nach Anbieter ein merklicher Unterschied, ohne dass sich an der Feier selbst etwas ändert.
Die Getränke
Eine Pauschale ist bequem, aber bei einer Veranstaltung, die um 23 Uhr endet, oft teurer als die Abrechnung nach Verbrauch. Lasst euch beides rechnen. Welche Variante wann günstiger ist, haben wir in Getränkepauschale oder Einzelabrechnung durchgerechnet.
Die Form des Essens
Ein Buffet braucht weniger Service als ein Menü und lässt mehr Spielraum bei der Menge. Welche Form wann passt, haben wir in Buffet oder Menü gegenübergestellt.
Was ihr nicht kürzen solltet
Service, Getränkenachschub und Garderobe. Diese drei Posten sind unsichtbar, solange sie stimmen, und werden sofort zum Gesprächsthema, wenn sie fehlen. Eine Feier, bei der Gäste zwanzig Minuten auf ein Getränk warten, wirkt billig, egal wie gut das Essen war.
Die 110 Euro, die viele vergessen
Für Betriebsveranstaltungen gibt es in Deutschland einen Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer und Veranstaltung, und zwar für höchstens zwei Veranstaltungen im Kalenderjahr. Bleiben die Zuwendungen pro teilnehmender Person darunter, fallen für diesen Teil keine Lohnsteuer und keine Sozialabgaben an. Wird der Betrag überschritten, ist nur der übersteigende Teil zu versteuern. Das ist eine steuerliche Grenze, kein Preis und kein Richtwert dafür, was eine Feier kosten sollte.
Wichtig für die Kalkulation: In diese Summe zählen alle Zuwendungen inklusive Umsatzsteuer, also auch Raumkosten, Musik und Geschenke, geteilt durch die Zahl der tatsächlich Anwesenden. Nicht durch die Zahl der Angemeldeten. Rechnet deshalb mit Absagen, sonst rutscht der Betrag pro Kopf nach oben. Die steuerlichen Einzelheiten klärt am besten die Lohnbuchhaltung oder die Steuerberatung, und für die arbeitsrechtliche Seite einer Veranstaltung während der Arbeitszeit lohnt ein Blick auf die Hinweise des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.
Budget für die Firmenfeier: unser Vorschlag
Im Festsaal Vernissage in Quakenbrück kommen Catering, Partyservice und Bedienung aus dem eigenen Haus. Das reduziert nicht nur die Koordination, es macht die Kalkulation übersichtlicher: ein Ansprechpartner, ein Angebot, ein Preis pro Person.
Drei Säle, vom kleinen Saal für bis zu 40 Personen bis zum großen Saal mit insgesamt bis zu 350 Sitzplätzen, erlauben außerdem, den Raum an die Gästezahl anzupassen statt umgekehrt. Nennt uns Gästezahl, Wochentag und den Rahmen, den ihr euch vorstellt, dann sagen wir ehrlich, was damit geht, und rechnen auf Wunsch zwei Varianten. Eindrücke findet ihr in der Galerie.
Angebot anfordern und zwei Varianten rechnen lassen.
