Fast jede Panne mit der Tagungstechnik ist eine Kleinigkeit: ein fehlender Adapter, ein Mikrofon ohne Batterie, ein Beamer, dessen Bild in der letzten Reihe nicht mehr lesbar ist. Ärgerlich ist daran, dass jede dieser Kleinigkeiten vorher zu klären gewesen wäre.
Was diese Ausstattung heute leisten muss, hat sich in den letzten Jahren spürbar verschoben. Dieser Überblick nennt die Punkte, die heute den Unterschied machen, und die Fragen, die Sie einer Location vorher stellen sollten.
Tagungstechnik im Detail: Die Leinwand ist zu klein, nicht der Beamer zu schwach
Der häufigste Fehler liegt nicht bei der Helligkeit, sondern bei der Größe. Eine brauchbare Faustregel: Die Bildhöhe sollte etwa ein Sechstel der Entfernung zur letzten Reihe betragen. Bei zwölf Metern Raumtiefe heißt das rund zwei Meter Bildhöhe.
Ebenso wichtig ist die Umgebungshelligkeit. Ein Raum mit großen Fenstern braucht entweder eine kräftige Projektion oder eine funktionierende Verdunkelung. Fragen Sie nach beidem und lassen Sie es sich zeigen, nicht nur zusagen.
Ton: Ab 30 Personen keine Frage der Lautstärke mehr
Viele unterschätzen, wie anstrengend es ist, ohne Mikrofon einen ganzen Tag verständlich zu sprechen. Ab etwa 30 Teilnehmenden gehört ein Mikrofon zur Grundausstattung, und zwar möglichst als Headset oder Ansteckmikrofon, damit die Hände frei bleiben.
Bei Workshops mit Wortmeldungen brauchen Sie zusätzlich ein Handmikrofon im Raum. Bei hybriden Formaten ist das keine Frage des Komforts: Ohne Saalmikrofon hören die zugeschalteten Teilnehmenden die Fragen aus dem Publikum schlicht nicht.
WLAN: Die falsche und die richtige Frage
Die falsche Frage lautet „Gibt es WLAN?“. Die richtige lautet: Wie viele Geräte gleichzeitig, und welche Bandbreite steht zur Verfügung?
Rechnen Sie mit zwei Geräten pro Person. Bei 40 Teilnehmenden sind das 80 Verbindungen. Wenn zusätzlich ein Videostream läuft, braucht dieser eine stabile Verbindung, idealerweise per Netzwerkkabel und unabhängig vom Gäste-WLAN.
Hybride Formate: Der Punkt, an dem sich Tagungstechnik heute entscheidet
Eine Kamera auf einem Laptop am Rednerpult reicht für ein Gespräch zu zweit. Für eine Tagung reicht sie nicht. Wer online zuschaltet, braucht ein Bild, das der Handlung folgt, und einen Ton, der Fragen aus dem Raum überträgt.
Klären Sie deshalb vorab: Gibt es eine Kamera mit Blick auf den Vortragsbereich? Wird der Saalton in die Konferenz eingespeist? Ist ein Rückkanal vorgesehen, damit Online-Teilnehmende sichtbar oder hörbar werden können? Und wer bedient das während der Veranstaltung? Zu Datenschutz und Absicherung von Videokonferenzen gibt das BSI herstellerneutrale Empfehlungen.
Die unspektakulären Dinge, die am häufigsten fehlen
- Adapter: HDMI, USB-C, DisplayPort. Bringen Sie eigene mit, unabhängig von jeder Zusage.
- Steckdosen an den Plätzen: Bei ganztägiger Laptoparbeit unverzichtbar.
- Presenter: Eine Fernbedienung zum Weiterklicken. Klingt banal, verändert den Vortrag.
- Flipchart und Moderationswand: In Workshops oft wichtiger als jede Projektion.
- Verlängerungskabel und Kabelbrücken: Sonst liegt das Kabel quer durch den Gang.
- Ersatzbatterien: Für Mikrofon und Presenter, griffbereit im Raum.
Tagungstechnik: die Fragenliste für die Location
- Welche Bildgröße hat die Leinwand, und wie tief ist der Raum?
- Lässt sich der Raum verdunkeln und trotzdem arbeiten?
- Welche Mikrofone stehen zur Verfügung, wie viele?
- Wie viele Geräte verträgt das WLAN gleichzeitig?
- Gibt es eine kabelgebundene Verbindung für einen Stream?
- Welche Anschlüsse liegen am Pult bereit?
- Wer betreut die Technik während der Veranstaltung?
- Wann dürfen wir zum Technikcheck in den Raum?
- Was ist im Preis enthalten, was wird zusätzlich berechnet?
Technikcheck: eine Stunde, nicht zehn Minuten
Planen Sie den Technikcheck als festen Programmpunkt am Vortag oder mindestens eine Stunde vor Beginn. Getestet wird mit der Datei, die tatsächlich gezeigt wird, auf dem Gerät, das tatsächlich genutzt wird, mit dem Mikrofon, das tatsächlich getragen wird. Alles andere ist kein Test.
Was wir dazu sagen können
Der Festsaal Vernissage in Quakenbrück bietet drei Säle, vom kleinen Saal für bis zu 40 Personen bis zum großen Saal mit insgesamt bis zu 350 Sitzplätzen, vollklimatisiert und mit Catering, Partyservice und Bedienung aus dem Haus.
Welche Tagungstechnik für Ihre Veranstaltung nötig ist, hängt vom Format ab. Sagen Sie uns, was Sie vorhaben, wie viele Personen teilnehmen und ob online zugeschaltet wird. Wir sagen Ihnen offen, was bei uns vorhanden ist und was zugemietet werden müsste. Zur Raumaufteilung passt außerdem unser Beitrag über die richtige Bestuhlung.
Unterlagen für Ihre Tagung anfordern oder unter 05431 908730 einen Termin vereinbaren.
