Ein Seminar scheitert selten am Inhalt. Es scheitert daran, dass die Leinwand zu klein ist, das WLAN in der Mittagspause zusammenbricht oder der Raum nach zwei Stunden so stickig wird, dass niemand mehr zuhört. Wer einen Seminarraum mieten möchte, sollte deshalb genau auf solche Punkte achten.
Nicht die Fotos entscheiden, sondern eine Handvoll sachlicher Fragen. Diese Checkliste geht sie der Reihe nach durch.
Bevor Sie einen Seminarraum mieten: Was für eine Veranstaltung ist es?
Die Anforderungen unterscheiden sich stärker, als es zunächst wirkt. Ein Frontalvortrag für 60 Personen braucht andere Dinge als ein Workshop für 14, bei dem in Gruppen gearbeitet wird.
Klären Sie deshalb vorab: Wird überwiegend zugehört oder mitgearbeitet? Gibt es Gruppenphasen? Wird etwas geschrieben, gerechnet, an Laptops gearbeitet? Nehmen Teilnehmende digital teil? Aus diesen Antworten ergeben sich fast alle weiteren Anforderungen.
Raum und Bestuhlung
Die Faustregel für den Platzbedarf: Reihenbestuhlung braucht am wenigsten Fläche pro Person, Bankettbestuhlung an runden Tischen am meisten. Ein Raum, der 80 Personen in Reihen fasst, nimmt in U-Form vielleicht 30 auf.
Fragen Sie deshalb nicht nach der Kapazität, sondern nach der Kapazität in Ihrer Bestuhlungsform. Klären Sie außerdem, ob und wie schnell umgestellt werden kann, wenn Sie über den Tag wechseln wollen.
Licht, Luft und Temperatur im Seminarraum
Tageslicht ist bei ganztägigen Veranstaltungen kein Komfort, sondern eine Bedingung für Konzentration. Ebenso wichtig: Lässt sich der Raum abdunkeln, ohne dass es völlig finster wird? Beides zugleich ist der Idealfall.
Bei Temperatur und Luft gilt: 20 Menschen in einem geschlossenen Raum erzeugen spürbar Wärme. Fragen Sie nach Klimatisierung und Lüftung. Ein Raum, der sich nur durch geöffnete Fenster kühlen lässt, wird an einer Straße schnell zum Problem. Welche Werte für Raumtemperatur und Lüftung an Arbeitsplätzen gelten, regeln die Arbeitsstättenregeln der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.
Technik: die Punkte, die man erst vor Ort merkt
- Projektion: Größe der Leinwand im Verhältnis zur Raumtiefe. Von der letzten Reihe muss eine normale Präsentationsschrift lesbar sein.
- Anschlüsse: Welche Kabel liegen bereit, HDMI oder USB-C? Adapter selbst mitbringen ist immer die sicherere Variante.
- Ton: Ab etwa 30 Personen braucht die vortragende Person ein Mikrofon, spätestens nach der Mittagspause.
- WLAN: Fragen Sie nicht, ob es WLAN gibt, sondern wie viele Geräte es gleichzeitig verträgt.
- Strom: Steckdosen an den Plätzen, wenn mit Laptops gearbeitet wird. Sonst brauchen Sie Mehrfachsteckdosen.
- Analog: Flipchart, Moderationswand, Stifte. Vieles ist vorhanden, aber selten selbstverständlich.
Verpflegung und Pausen
Die Pausenverpflegung entscheidet über den Nachmittag. Ein schweres Mittagessen kostet Sie die Konzentration der Gruppe für zwei Stunden. Leichte Speisen, ausreichend Wasser und Kaffee zur passenden Zeit sind kein Detail.
Klären Sie, ob im Haus gekocht wird oder extern geliefert, wo gegessen wird und wie lange der Wechsel dauert. Ein Raumwechsel zum Essen ist gut für die Konzentration und kostet Zeit im Ablaufplan.
Erreichbarkeit und Ablauf
Anfahrt, Parken, Beschilderung ab dem Eingang. Klären Sie außerdem, ab wann Sie in den Raum dürfen. Dreißig Minuten vor Beginn reichen für einen Technikcheck selten aus, eine Stunde ist realistisch.
Und die Frage, die am häufigsten vergessen wird: Wer ist an dem Tag vor Ort ansprechbar, wenn etwas nicht funktioniert?
Seminarraum mieten: die Checkliste zum Mitnehmen
- Kapazität in unserer Bestuhlungsform, nicht als Höchstzahl
- Tageslicht vorhanden und abdunkelbar
- Klimatisierung und Lüftung
- Leinwandgröße passend zur Raumtiefe
- Anschlüsse, Mikrofon, WLAN-Kapazität, Steckdosen
- Flipchart und Moderationsmaterial
- Verpflegung: Ort, Zeitbedarf, Anpassung an Ernährungsformen
- Zugang zum Raum für Aufbau und Technikcheck
- Ansprechperson vor Ort am Veranstaltungstag
- Was ist im Preis enthalten, was wird zusätzlich berechnet
Seminarraum mieten und im selben Haus feiern
Viele Tagungen enden mit einem gemeinsamen Abendessen. Wenn dafür der Ort gewechselt werden muss, verlieren Sie Zeit und einen Teil der Gruppe. Häuser, die beides können, ersparen Ihnen diesen Bruch.
Der Festsaal Vernissage in Quakenbrück bietet drei Säle, vom kleinen Saal für bis zu 40 Personen bis zum großen Saal mit insgesamt bis zu 350 Sitzplätzen. Dadurch lässt sich der Raum an die Gruppengröße anpassen, statt umgekehrt. Der Saal ist vollklimatisiert, und Küche, Partyservice und Bedienung kommen aus dem Haus. Die Verpflegung stimmen wir auf Ihren Ablaufplan ab, nicht auf feste Essenszeiten.
Sagen Sie uns, wie Ihr Tag aussehen soll. Wir sagen Ihnen, was davon bei uns wie funktioniert und was nicht.
Unterlagen für Ihre Tagung anfordern oder unter 05431 908730 einen Besichtigungstermin vereinbaren.
