Die Frage kommt in vielen Unternehmen im Oktober auf, und da ist es schon spät. Wer im Dezember eine Weihnachtsfeier planen will, konkurriert mit allen anderen Firmen der Region um dieselben drei bis vier Wochen im Jahr. Die guten Termine sind dann längst vergeben.
Am besten arbeiten Sie deshalb rückwärts vom Termin aus. Dieser Zeitplan zeigt, was wann entschieden sein sollte, damit am Ende niemand hetzen muss.
Beim Weihnachtsfeier planen entscheidet der Zeitpunkt über alles andere
Der Dezember ist für Veranstaltungshäuser der dichteste Monat des Jahres. Zwischen dem ersten und dem dritten Advent liegen im Grunde nur zwölf attraktive Abende, und die Freitage darunter sind zuerst weg.
Daraus folgt eine unbequeme, aber hilfreiche Regel: Die Entscheidung über Termin und Ort ist die einzige, die sich nicht verschieben lässt. Alles andere, vom Menü bis zum Programm, können Sie später festlegen. Den Raum können Sie es nicht.
Der Zeitplan: Weihnachtsfeier planen Monat für Monat
Juli bis August: Rahmen abstecken
Zu früh? Kaum. In dieser Phase geht es noch nicht um Details, sondern um vier Zahlen und eine Entscheidung:
- Wie viele Personen sind eingeladen, inklusive Partnerinnen und Partnern?
- Welches Budget steht zur Verfügung, und ist es pro Kopf oder als Gesamtsumme gedacht?
- Findet die Feier während oder nach der Arbeitszeit statt?
- Wollen Sie ein Programm, oder reicht ein guter Abend mit gutem Essen?
Die vierte Frage wird gern übersprungen und rächt sich später. Ein aufwendiges Programm verändert Raumbedarf, Technik und Zeitplan des Abends grundlegend.
September: Location festlegen
Jetzt buchen. Nicht anfragen, buchen. Wer im September eine schriftliche Bestätigung hat, kann den Rest in Ruhe angehen.
Sinnvoll sind zwei bis drei Besichtigungen an einem Tag. Achten Sie dabei weniger auf die Deko, die wechselt ohnehin, und mehr auf: Wege zwischen Garderobe, Buffet und Tischen, Akustik im leeren Raum, Erreichbarkeit für Gäste ohne Auto, und ob der Raum bei Ihrer Gästezahl voll oder leer wirkt.
Oktober: Catering und Ablauf
Menü oder Buffet entscheiden Sie am besten nach dem Charakter des Abends. Ein serviertes Menü hält die Gäste am Platz und eignet sich, wenn Reden gehalten werden. Ein Buffet bringt Bewegung in den Raum und sorgt dafür, dass sich Abteilungen mischen, die sonst nebeneinander her arbeiten.
Im selben Zug erfassen Sie Sonderwünsche: vegetarisch, vegan, Allergien, religiöse Vorgaben. Eine kurze Rückfrage per Formular im Oktober ist deutlich angenehmer als eine Improvisation im Dezember.
November: Kommunikation und Feinschliff
Die Einladung sollte spätestens vier Wochen vorher raus sein, mit Datum, Uhrzeit, Ort, Anfahrt, Dresscode und einer klaren Rückmeldefrist. Setzen Sie diese Frist bewusst zehn Tage vor den Termin, an dem die Location die verbindliche Zahl braucht. Dann bleibt Luft für die Nachzügler.
In dieselbe Woche gehören: Sitzordnung, Ablaufplan mit Uhrzeiten, Technikcheck für Reden oder Präsentationen, und die Frage, wer am Abend Ansprechperson für das Haus ist.
Dezember: der Abend selbst
Wenn die Vorarbeit stimmt, besteht Ihre Aufgabe am Abend nur noch darin, anwesend zu sein. Genau darum geht es bei der ganzen Planung.
Drei Punkte, die beim Weihnachtsfeier planen regelmäßig untergehen
Die Heimfahrt. Klären Sie früh, wie Gäste ohne Auto nach Hause kommen. Ein organisierter Shuttle oder eine Liste mit Taxinummern am Ausgang wirkt kleiner, als es ist. Zahlen und Argumente zum Thema Alkohol am Steuer stellt der Deutsche Verkehrssicherheitsrat bereit.
Die stille Mehrheit. Nicht jeder mag Spiele, Karaoke oder Wichteln. Ein Programmpunkt, an dem man auch nicht teilnehmen kann, ohne aufzufallen, ist der bessere Programmpunkt.
Die Steuer. Für Betriebsveranstaltungen gelten Freibeträge, und Ihre Buchhaltung kennt die aktuellen Regeln. Ein Gespräch im Herbst verhindert unangenehme Überraschungen im Folgejahr.
Ein Ort für 30 oder für 300
Die Größe der Runde bestimmt die Wahl des Raums stärker als alles andere. Ein Team von 25 Personen verliert sich in einem Saal für 200, eine Belegschaft von 150 fühlt sich in einem zu kleinen Raum gedrängt.
Im Festsaal Vernissage in Quakenbrück stehen drei Säle zur Verfügung, vom kleinen Saal für bis zu 40 Personen bis zum großen Saal, insgesamt bis zu 350 Sitzplätze. Catering, Partyservice und Bedienung kommen aus dem Haus, sodass Sie für den gesamten Abend eine Ansprechperson haben. Der Saal ist vollklimatisiert, was im Dezember mit vollem Haus relevanter ist, als man denkt.
Wenn Sie für dieses Jahr noch eine Weihnachtsfeier planen, lohnt sich die Anfrage jetzt. Wir sagen Ihnen offen, welche Termine noch frei sind.
Angebot für Ihre Weihnachtsfeier anfordern oder telefonisch unter 05431 908730 einen Besichtigungstermin vereinbaren.
