Wer die Weihnachtsfeier erst im November planen will, plant nicht mehr – dann verwaltet er nur noch, was übrig ist. Die guten Termine sind vergeben, die Dienstleister ausgebucht, und die Auswahl beschränkt sich auf das, was niemand sonst wollte.
Dabei ist der Aufwand überschaubar, wenn er sich über mehrere Monate verteilt. Dieser Zeitplan zeigt, was wann ansteht – und woran Sie erkennen, dass Sie zu spät dran sind.
Warum der September der eigentliche Startpunkt ist
Veranstaltungsorte vergeben ihre Dezember-Termine früh. Freitage und Samstage im zweiten und dritten Advent sind in vielen Häusern bereits im Spätsommer belegt, weil Unternehmen mit festem Turnus ihre Termine oft direkt für das Folgejahr sichern.
Hinzu kommt: Eine Weihnachtsfeier hat mehr bewegliche Teile als ein normales Firmenevent. Termin, Raum, Essen, Getränke, Programm, Anreise, teilweise Übernachtungen – und die Abstimmung mit Betriebsrat, Geschäftsführung und mehreren Abteilungen. Jede dieser Schleifen kostet Zeit, die im November nicht mehr da ist.
Vier Monate vorher: Termin und Ort
Den Termin zuerst festlegen
Alles andere hängt daran. Klären Sie im Vorfeld die harten Einschränkungen: Gibt es Schichtbetrieb? Wann liegen Jahresabschluss oder Inventur? Fällt der Wunschtermin in die Schulferien Ihres Bundeslandes, was für Mitarbeitende mit Kindern relevant ist?
Ein Hinweis aus der Praxis: Der zweite Advent ist der beliebteste Termin und entsprechend teuer und knapp. Der erste Advent und die Woche vor Weihnachten sind oft entspannter – und günstiger.
Location besichtigen, nicht nur anfragen
Fotos zeigen den besten Winkel bei bestem Licht. Wie ein Raum mit 80 Personen und besetzten Tischen tatsächlich wirkt, sehen Sie erst vor Ort. Achten Sie bei der Besichtigung besonders auf die Akustik: Ein Raum, in dem man sich bei voller Belegung anschreien muss, ruiniert jede Feier – und das hört man einem leeren Saal nicht an.
Budget realistisch aufsetzen
Kalkulieren Sie nicht mit der eingeladenen, sondern mit der erwarteten Teilnehmerzahl. Erfahrungsgemäß erscheinen deutlich weniger Menschen als zusagen. Planen Sie außerdem einen Puffer für die Posten ein, die erst nach der Feier feststehen – verlängerte Mietzeit, Mehrverbrauch bei Getränken, Endreinigung.
Drei Monate vorher: Zusagen einholen
Save the Date verschicken
Ein kurzer Kalendereintrag genügt: Datum, Uhrzeit, Ort. Details folgen später. Wichtig ist, dass der Termin in den Kalendern steht, bevor die privaten Dezember-Verpflichtungen ihn belegen.
Rahmen abstimmen
Jetzt ist der Moment für die Grundsatzfragen, die später niemand mehr diskutieren will:
- Sind Partnerinnen und Partner eingeladen?
- Gilt die Feier als Arbeitszeit?
- Gibt es ein Programm, oder ist es ein reiner Abend zum Reden?
- Wer hält eine Ansprache, und wie lang darf sie werden?
- Wird ein Fahrdienst organisiert oder ein Zuschuss für die Heimfahrt gegeben?
Verpflegung grob festlegen
Buffet oder Menü ist keine reine Geschmacksfrage, sondern eine Frage des Abends, den Sie wollen. Ein Buffet bringt Bewegung in den Raum und mischt die Tische durch. Ein Menü hält die Gruppe an ihren Plätzen und wirkt formeller. Für eine Weihnachtsfeier, bei der sich Abteilungen kennenlernen sollen, spricht vieles für das Buffet.
Sechs Wochen vorher: Details und Zahlen
Einladung mit allen Informationen
Jetzt geht die richtige Einladung raus: Ablauf, Adresse, Anfahrt, Dresscode, Rückmeldefrist. Setzen Sie die Frist bewusst zwei Wochen vor den Termin, den die Location braucht – so haben Sie Luft für die Nachzügler.
Ernährungsformen abfragen
Fragen Sie aktiv nach vegetarischen, veganen und allergiebedingten Anforderungen, statt darauf zu warten, dass sich jemand meldet. Viele Menschen sagen von sich aus nichts, weil sie niemandem Umstände machen wollen – und stehen dann vor einem Buffet, an dem für sie nichts dabei ist.
Sitzordnung oder freie Wahl
Freie Platzwahl führt fast immer dazu, dass sich die Abteilungen zusammensetzen, die ohnehin täglich zusammensitzen. Wenn die Feier dem Austausch dienen soll, ist eine lockere Sitzordnung das wirksamste Mittel – gemischte Tische, aber ohne Namenskärtchen-Zwang.
Zwei Wochen vorher: verbindlich werden
In dieser Phase geht es nur noch um Zahlen und Bestätigungen:
- endgültige Teilnehmerzahl an die Location melden
- Sonderwünsche beim Essen schriftlich bestätigen lassen
- Ablaufplan mit Uhrzeiten abstimmen: Ankunft, Essen, Ansprache, Programm
- Technik klären, falls es eine Rede, eine Präsentation oder Musik gibt
- Ansprechpartner für den Abend benennen – auf beiden Seiten
Der letzte Punkt wird oft vergessen und ist der wichtigste. Es muss klar sein, wer am Abend Entscheidungen trifft, wenn etwas anders läuft als geplant. Sonst stehen fünf Leute ratlos beisammen, während das Essen kalt wird.
Die Woche davor
Bestätigen Sie kurz alle Termine, geben Sie kurzfristige Änderungen der Teilnehmerzahl durch und schicken Sie eine letzte Erinnerung mit Adresse und Startzeit an alle Eingeladenen. Mehr ist nicht nötig – wenn die Vorarbeit stimmt.
Die Warnzeichen für Zeitdruck
Sie sind zu spät dran, wenn eines davon zutrifft:
- Sie fragen im Oktober nach einem Freitag im Dezember.
- Sie kennen die Teilnehmerzahl vier Wochen vorher noch nicht ungefähr.
- Der Termin steht, aber die Einladung ist noch nicht raus.
- Sie haben die Location noch nicht gesehen.
Keines dieser Probleme ist unlösbar. Aber jedes kostet Sie Auswahl – und damit meist Geld.
Was ein Komplettangebot an Terminen spart
Der größte Zeitfresser bei der Weihnachtsfeier sind nicht die Entscheidungen, sondern die Abstimmungen zwischen den Beteiligten. Wer Raum, Catering, Getränke und Service getrennt bucht, führt vier Gespräche, gleicht vier Terminpläne ab und trägt das Risiko, dass etwas zwischen den Zuständigkeiten liegen bleibt.
Im Festsaal Vernissage in Quakenbrück sind Catering, Partyservice und Bedienung Teil des Angebots. Drei Säle bieten Platz für die kleine Abteilungsfeier ab 40 Personen bis zur großen Runde mit bis zu 350 Sitzplätzen, und der Saal ist vollklimatisiert – im Dezember genauso angenehm wie im Hochsommer. Einen Eindruck von Räumen und Speisen bekommen Sie in unserer Galerie.
Am schnellsten kommen Sie über ein Gespräch weiter. Bringen Sie Ihren Wunschtermin und die ungefähre Teilnehmerzahl mit, dann sagen wir Ihnen direkt, was möglich ist.
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